Obsługa kontroli PIP i ZUS

Tak. W pierwszej kolejności ustalamy rodzaj i zakres kontroli oraz termin jej rozpoczęcia. Następnie określamy dokumenty znajdujące się w zakresie kompetencji Exactus i sposób ich przygotowania. Jeżeli część materiałów wymaga przekazania przez pracodawcę lub inny podmiot, wskazujemy, czego potrzebujemy do dalszej pracy.

Tak. Po zapoznaniu się z zakresem prowadzonych czynności możemy ustalić, jakie dokumenty, zestawienia lub wyjaśnienia dotyczące kadr, płac albo ZUS możemy przygotować. Zakres wsparcia zależy od przedmiotu kontroli i dostępnej dokumentacji.

Nie. Możemy ustalić zakres wsparcia również wtedy, gdy kontrolowany okres był obsługiwany przez wewnętrzny dział firmy albo inne biuro. W takiej sytuacji najpierw analizujemy przekazane materiały i określamy, które zagadnienia możemy zweryfikować lub wyjaśnić.

Zakres zależy od konkretnej kontroli. W obszarze kadrowo-płacowym PIP może interesować się m.in. dokumentacją zatrudnienia, aktami osobowymi, czasem pracy, wynagrodzeniami, przestrzeganiem uprawnień pracowniczych oraz legalnością zatrudnienia. Inspektor może również żądać dokumentów, zestawień i obliczeń potrzebnych do przeprowadzenia kontroli.

W zależności od zakresu kontroli mogą to być m.in. akta osobowe, umowy i aneksy, dokumentacja związana z czasem pracy, urlopami i nieobecnościami, dokumenty dotyczące zakończenia zatrudnienia, listy płac oraz zestawienia przygotowane na podstawie dokumentacji pracowniczej.

Tak. Obowiązujące przepisy pozwalają inspektorowi żądać akt osobowych oraz innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy również w formie elektronicznej. Dotyczy to także kopii, zestawień i obliczeń potrzebnych podczas kontroli.

W uzasadnionych przypadkach kontrola lub część czynności kontrolnych może być prowadzona zdalnie. Inspektor może również korzystać z transmisji online do kontroli dokumentów, wysłuchania strony lub przeprowadzenia innych czynności przewidzianych przepisami.

ZUS może sprawdzać m.in. prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń, naliczania i opłacania składek, rozliczania świadczeń oraz danych wykazywanych w dokumentach dotyczących osób ubezpieczonych. Dokładny zakres jest wskazywany dla konkretnej kontroli.

Tak. W ustalonym zakresie możemy przygotować dokumenty i zestawienia dotyczące naliczonych wynagrodzeń, składek, zgłoszeń oraz dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli kontrolowany okres nie był wcześniej obsługiwany przez Exactus, najpierw ustalamy, jakie dane są dostępne i czy pozwalają na przygotowanie potrzebnych materiałów.

Tak, w zakresie dotyczącym obsługiwanych przez nas spraw możemy pomagać w analizie rozbieżności, przygotowaniu dokumentacji i wyjaśnień. Jeżeli potrzebne jest formalne reprezentowanie płatnika, zakres udziału ustalamy odpowiednio do udzielonych upoważnień i charakteru postępowania.

Jeżeli jest na to czas i firma ma wątpliwości dotyczące dokumentacji lub rozliczeń, audyt wybranego obszaru może pomóc wcześniej wykryć problemy. Zakres weryfikacji dobieramy do przedmiotu kontroli i dostępnego czasu. Audyt nie gwarantuje jednak wyniku kontroli prowadzonej przez PIP lub ZUS.

Najpierw ustalamy, czego dotyczą braki i czy dokumenty można prawidłowo uzupełnić lub odtworzyć. Nie rekomendujemy tworzenia dokumentacji niezgodnej z rzeczywistym przebiegiem zatrudnienia. Wskazujemy natomiast możliwe działania porządkujące i obszary wymagające dalszej analizy.

Pracodawca ma 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli na zgłoszenie na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim ustaleń. Ze względu na krótki termin warto przeanalizować protokół możliwie szybko po jego otrzymaniu.

Płatnik składek ma 14 dni od dnia otrzymania protokołu na złożenie pisemnych zastrzeżeń do ustaleń kontroli ZUS. Do zastrzeżeń należy wskazać odpowiednie dowody mające znaczenie dla kwestionowanych ustaleń.

Jeżeli ustalenia kontroli wymagają korekty dokumentów, płatnik powinien przekazać odpowiednie dokumenty korygujące. Co do zasady termin wynosi 30 dni od otrzymania protokołu, a jeśli złożono zastrzeżenia – termin jest liczony odpowiednio od otrzymania informacji o ich rozpatrzeniu lub aneksu do protokołu.

Tak, jeżeli korekta dotyczy obszarów kadrowo-płacowych lub ubezpieczeniowych, które możemy objąć obsługą. Najpierw analizujemy ustalenia kontroli oraz dokumenty źródłowe, a następnie ustalamy zakres potrzebnych korekt.

Najpierw należy dokładnie przeanalizować protokół i dokumentację źródłową. W zależności od rodzaju kontroli możliwe jest zgłoszenie zastrzeżeń w przewidzianym terminie. Exactus może pomóc przeanalizować kwestie kadrowe, płacowe i ubezpieczeniowe, natomiast sprawy wymagające specjalistycznej reprezentacji prawnej ustalamy z odpowiednim specjalistą.

Tak. Po analizie wyników kontroli możemy osobno ustalić zakres dalszych prac, np. uporządkowanie dokumentacji, korekty rozliczeń ZUS, weryfikację wybranych wynagrodzeń albo zmianę sposobu prowadzenia określonych procesów kadrowo-płacowych.

Duża część analizy dokumentów, przygotowania zestawień i konsultacji może odbywać się zdalnie. Ostateczny sposób współpracy zależy jednak od rodzaju kontroli, formy dokumentacji oraz czynności, które mają zostać wykonane przez nasz zespół.

Na wycenę wpływa przede wszystkim rodzaj i zakres kontroli, liczba pracowników, okres objęty czynnościami, liczba dokumentów wymagających przygotowania oraz to, czy Exactus prowadził wcześniej kontrolowane procesy. Po zapoznaniu się z zakresem sprawy określamy możliwe wsparcie i jego koszt.